Digitaal overleggen

Dit is een tijd waarin we met (veel) oude gewoontes mogen leren breken. Zeker de manier waarop we met elkaar overleggen, is aan verandering toe. Vóór corona waren overleggen vaak al taai, saai en ineffectief. Maar nu we digitaal massaal hetzelfde blijven doen, lijkt de grens bereikt. Het kan beter én leuker.

Leuker én effectiever

Ik interview Henk, onze ‘chef’ DigiDialoogCoach. Hij begeleidt een snelgroeiend aantal teams in hun digitale overleggen. Daarbij hanteert hij twee criteria, legt hij me uit, namelijk: voor alle deelnemers moet het (1) leuk én (2) effectief zijn. Die twee hebben veel met elkaar te maken. Graag deel ik met jou in grote lijnen wat we leren tijdens het begeleiden van digitale overleggen. De top 3 van dingen die het leuker maken. Én een top 3 van zaken die het effectiever maken.

Top 3 | Leuker

1. Wat het voor deelnemers van een digitaal overleg leuker maakt, is als ze voelen dat het de goede kant op gaat. Dat ze met elkaar vooruitgang boeken.
2. Wat ook enorm helpt, is als deelnemers voelen dat ze zelf geholpen zijn door wat collega’s in het overleg zeggen of door wat ze met elkaar besluiten.
3. En: zorg dat er aandacht is voor de mensen. Even gezien worden en de ander kunnen zien – dat maakt zoveel uit. Dit is een tijd waarin je voelt dat het mensen tegenstaat als je – voorbij het menselijke – direct en uitsluitend rondom inhoud overlegt.

Top 3 | Effectiever

1. Het gaat al snel beter – net als bij ‘gewone’ overleggen – als mensen zich goed voorbereiden: agenda, voorzitter, stukken lezen, eigen inbreng helder hebben et cetera.
2. Ook helpt het als je mensen geen ruimte geeft om hun mening onnodig te delen of kennis te etaleren.
3. Als je effectief digitaal wilt overleggen, is het een absolute vereiste dat je uit het overleg weglaat wat daar níét hoort. Dat maakt het leuker en ook draaglijker qua energie. Speelt iets bijvoorbeeld tussen twee of drie mensen? Laten ze daar dan met elkaar ná het overleg over spreken. Ben je voorzitter van een digitaal overleg, grijp daar snel en duidelijk op in. Anders haken mensen af. Bij een digitaal overleg vaak door letterlijk iets anders te gaan doen. Zie ze dan maar weer eens ‘digitaal aan te haken’ …

Nieuwe overleggewoontes

In zijn lezenswaardige nieuwe boek ‘Traag versnellen’ heeft Arend Ardon het over gewoontes herkennen in het NU. Dat is het mooie als je probeert vaste patronen te doorbreken: ze komen telkens terug. In digitale overleggen stilstaan bij wat hij ‘dunne plakjes van interactie’ noemt, geeft al heel veel relevante informatie over relaties, over hoe je met elkaar samenwerkt en over sociale processen. Helpende vragen zijn:

• Is wat hier gebeurt illustratief voor hoe we normaal overleggen?
• Als dit illustratief is, wat illustreert het dan?
• Welke behoefte dient deze gewoonte?
• Wat kost deze gewoonte?
• Wat willen wij echt?

Je kunt niet sneller hollen dan je reflectie. Dus sta in het NU stil bij jullie overleggewoontes en maak het leuker én effectiever.